השכרת ציוד לאירועים בלתי נשכחים

השכרת ציוד לאירועים בלתי נשכחים - סוג הציוד שבו משתמשים משפיע בצורה רבה על החוויה של האורחים ועל המזכרת שלהם מהאירוע.

אז איך מבטיחים השכרת ציוד ברמה גבוהה ועם מי אפשר להתייעץ כדי לעמוד במסגרת התקציב שמגדירים מראש?

הנה כמה טיפים חשובים:

המטרה של השכרת ציוד לאירועים היא לסייע לנו להפיק חוויה מוצלחת לאורחים.

הבעיה היא שרובנו מתייחסים אל הציוד רק במובן הטכני, בלי להבין את המשמעות העמוקה שלו מבחינת המזכרת מהאירוע.

בסופו של דבר, אם לאורחים אין איפה לשבת, אם לא נוח להם ואם חם או קר מדי – כנראה שכל הפקת האירוע תרד לטמיון.

הפתרון הוא לחשוב מראש על הפרטים הקטנים גם בשלבים המוקדמים לפתרונות כגון השכרת מאווררים לאירוע וגם בשלבים מאוחרים של קביעת סדר ישיבה.

למעשה, הרשימה שאליה צריך להתייחס מבחינת השכרת ציוד לאירועים הרבה יותר רחבה מכפי שנהוג לחשוב.

כאן גם נכנסים לתמונה בעלי מקצוע שמגיעים מהתחום ואיתם כדאי להתייעץ.

שלב ראשון: הכנת רשימה מסודרת של השכרת ציוד לאירועים

השלב הראשון והחשוב ביותר בתהליך של השכרת ציוד לאירועים הוא תיאום ציפיות. זה השלב שבו סופרים את כמות האורחים או המוזמנים שאישרו הגעה, מנסים לתכנן את מספר הציוד שמתאים להם ומסתכלים גם על התקציב ביחס להצעת המחיר בפועל.

באופן הזה, ניתן לדוגמא להשוות בין הצעות שונות על השכרת שולחנות וכסאות ועדיין להשאיר מספיק מקום בתקציב לעוד כמה הפתעות ובונוסים.

הכנת שיעורי הבית תאפשר לנו גם להשוות בין סוגים שונים של השכרת ציוד לאירועים.

לא תמיד אותו ציוד מתאים לכל סוגי האירועים, כי לכל הפקה יכולים להיות פתרונות אחרים.

כאן הדוגמא הכי טובה היא פינות ישיבה לאירועים שמתקיימים על חוף הים, לעומת סוג אחר לגמרי של כיסאות בר לאירועים שמתקיימים במסעדה או בלופט.

שלב שני: מיקום של הציוד באירוע

התנאי להשכרת ציוד ולהפקת אירוע בלתי נשכח הוא לתכנן יחד את כל האלמנטים השונים.

את זה עושים בשלב שבו חושבים כמה ציוד צריך ואיך משלבים אותו עם שאר הרהיטים.

אם לדוגמא מתכננים לפזר דוכנים לאירועים ולהגיש בהם מזון, צריך שהמרחק לכיסאות יהיה קצר ושלאורחים יהיה נוח.

אם לעומת זאת האופי של האירוע הוא אחר ויש בו רק בר קוקטיילים או אלכוהול, אולי נחשוב אחרת על מיקום של פינות עישון.

המיקום של הציוד באירוע נבחר מטבע הדברים לפי האופי שלו ומספר המשתתפים. בגולד אירועים כמעט אף אירוע לא נראה אותו דבר, כי המטרה היא להתאים אותו לקהל היעד ולדרישות.

זו הסיבה שבגללה כדאי להכין שיעורי בית לפני שבוחרים השכרת ציוד לאירועים ולתכנן גם את התקציב.

שלב שלישי: הגדרת תקציב והצעת מחיר

השלב האחרון הוא לוודא שכל התכניות המוקדמות מבחינת ההיקף או האופי של השכרת ציוד לאירועים אכן עולים בקנה אחד עם התקציב. זה השלב שבו מגדירים את התקציב ומקבלים הצעת מחיר מסודרת וכמה שיותר מפורטת. בהשכרת ציוד לאירועים למשל, יש כמה גורמים שחייבים להיות חלק בלתי נפרד מהצעת המחיר:

• כמות הציוד ביחס למספר המשתתפים
• איכות הציוד מבחינת חומרי גלם – כיסאות פלסטיק לעומת מתכת, מאווררים לעומת מזגנים ניידים וכן הלאה
• מיקום גיאוגרפי של האירוע
• תוספת בגין משלוח, הרכבה, פירוק והעמסה
• תאריך שבו האירוע מתקיים – בעיקר מחירים באמצע שבוע לעומת סוף שבוע

אירוע גדול עם מאות משתתפים יחייב הצעת מחיר מיוחדת על השכרת ציוד. אם לעומת זאת מתכננים אירוע ביתי, קטן ואינטימי יותר, צריך לוודא שהצעת המחיר מתייחסת גם לפירוק ולהובלה וגם להתאמה לדרישות הקיימות.

כמה עולה השכרת ציוד לאירועים?

העלות להשכרת ציוד של עד 20 איש נוכל לשלם כ-1,000-1,200 ש"ח על חבילה שכוללת כיסאות עץ מתקפלים, שולחנות מרובעים או מלבנים, מפות ומפיות בגוונים לבחירה וסט שכולל צלחת מנה ראשונה ועיקרית, סכין, מזלג, כוס שתייה קלה וכוס יין.

לשם השוואה, חבילה דומה באירוע של עד 30 איש תעלה כ-1,100-1,400 ש"ח ובאירוע של עד 50 איש כבר נשלם 1,400-1,600 ש"ח.

באירועים גדולים במיוחד של מעל 100 איש נהוג לבצע את החישוב לכל משתתף.

כאן טווח המחירים רחב מאוד ונע בין 5 שקלים לסועד לבין 20 ש"ח ומעלה לכל אורח, כי ניתן גם לצרף תוספות לחבילה:

• עיצוב אירוע כולל שולחנות, בלונים, סידורי פרחים, וילונות, מפות
• שדרוג כלי אוכל רגילים לכלי פורצלן עם תבניות שומרות חום
• הצללות, אוהלים ופתרונות קירוי לקיץ לעומת פתרונות חימום לחורף
• ריהוט אלטרנטיבי מסוג פופים, ספות ומחצלות

איך בוחרים שירותי השכרת ציוד?

הדבר החשוב ביותר הוא להבין את המשמעות ואת החשיבות של השכרת ציוד לאירועים עבור ההפקה. בסופו של דבר, עדיף כנראה לשלם עוד כמה שקלים על כל פריט מאשר לאכזב את האורחים או להוריד לטמיון שעות של תכנון. בשביל לעשות את זה, יוצרים קשר מלכתחילה רק עם חברה מקצועית שההתמחות שלה היא השכרת ציוד לאירועים.

החברה שאליה פונים על מנת לתאם השכרת ציוד לאירועים צריכה להיות מנוסה, מקצועית ומוכרת. אם אנחנו רוצים שיהיה לנו קל יותר לסמוך עליה, נוכל לקבל המלצות מחברים ובני משפחה או מלקוחות מרוצים אחרים. לאחר מכן, יש מקום לפגוש אישית נציגים של חברה כזו ולהתייעץ איתם לגבי היקף הציוד הנדרש והזמינות שלו בתאריך המיועד של האירוע.

לא מתפשרים על השכרת ציוד לאירוע!

השכרת ציוד לאירועים הוא לא משהו שצריך להתפשר עליו. אפשר להגדיר תקציב, לחשוב על כל פרט קטן ולתכנן את כל הציוד יחד גם באירועים קטנים וגם באירועים גדולים.

לאחר מכן, ניתן להישאר עם אצבע על הדופק ולקבל המלצות רלוונטיות.