הפקת אירוע - אירועי חברה או אירועים משפחתיים, אירוע בעסק או אירוע לחברים, האם באמת ישנם אירועים בלתי נשכחים, או שהחיים מזמנים אירועים כל הזמן והם חלק מהחיים? הוויכוח בעניין זה אולי רחוק מהכרעה, כאשר יש דעות לכאן ולכאן, אולם הפקת אירועים יכולה לכוון לבניית אירוע שייזכר לשנים רבות בהיסטוריה האישית, המשפחתית והעסקית של אנשים פרטיים וחברות
אירועים, בהגדרה, הם שבירת שגרה. לא בכל יום מתכנסים כמה עשרות אנשים על מנת לחגוג או לציין התרחשות משמעותית בחייהם של אנשים או בהתפתחות של עסקים וחברות. להבדיל מחגים, שהם בדרך כלל טקסים קבועים החוזרים על עצמם מדי שנה, אירועים הינם התרחשות שמגיעה בזמנים משתנים, ואופיים, היקפם, תוכנם ומהותם שונה כמובן מאירוע לאירוע.
השוני בין אירוע לאירוע נעוץ בראש ובראשונה בסיבת האירוע, אבל גם כאשר ישנם סיבות דומות למספר אירועים – נניח, חתונה – אין חתונה אחת שתהיה זהה לחתונה אחרת. ההבדל בין אירועים נבנה כמובן בהפקת אירועים מוקדמת, על פי סגנונם ורצונם של בעלי השמחה, וגם בהתאם לתקציבם המאפשר את קיום האירוע.
הפקת אירוע היא עניין מורכב, הכולל חלקים רבים של תכנון מוקפד, ועל מנת להפיק אירוע בלתי נשכח, או כזה שידובר בו שנים רבות לפחות, הפקת האירוע צריכה להיות ברמה גבוהה, ועם זאת גם מקורית ויוצאת דופן.
הפקת מתנות לאורחים באירוע
החלק החשוב שבונה את הזיכרון מן האירוע הינו כמובן האורחים המשתתפים בו. הם למעשה אלו, מלבד בעלי השמחה כמובן, שנושאים את הזיכרון מן האירוע ומספרים אותו הלאה בכל פעם שעולה להם הזיכרון ממנו, בין אם מדובר בזיכרון חיובי או שלילי.
הפקת אירוע תלויה בזהות המשתתפים, מאפייניהם, מספר המשתתפים ואפילו טעמם במזון. למעשה, תכנון של אירועים תלוי באיזון עדין בין הרצון והסגנון של בעלי השמחה לבין המאפיינים המרכזיים של האורחים באירוע.
אחת הדרכים הטובות ביותר להותיר רושם בלתי נשכח על האורחים באירוע הינה באמצעות מתנות לאורחים. ככל שהמתנות הללו יותר מושקעות, ככל שהערך הנתפס של אותן מתנות לאורחים יהיה גבוה יותר – כך גם החוויה והזיכרון של האורחים מן האירוע יהיו חזקים יותר וחיוביים יותר.
מתנות לאורחים באירועים יכולות להיות גימיקים פשוטים, עם ברכה או מיתוג של בעלי השמחה – בין אם מדובר באירוע משפחתי בעל אופי אישי, או באירוע חברה בעל אופי עסקי ואפילו מסחרי; מצד שני, מתנות לאורחים יכולות להיות יוקרתיות ויקרות ערך, כאלו המותירות את מקבלי המתנות מופתעים והמומים. הכל כמובן תלוי במספר האורחים ובתקציב האירוע.
מאמרים נוספים:
מזכרות לאחר הפקת האירוע
בדיחה אחת מספרת על אדם שהתעורר באמצע הלילה, נעמד מול המקרר שלו, והתחיל לבכות בקול רם. התעוררה אשתו, רואה אותו בוכה מול המקרר ושואלת מדוע הוא בוכה. האיש ענה: "את רואה את כל המגנטים מהחתונות שהשתתפנו בהן? כמה כסף בזבזנו!".
צחוק בצד, מזכרות מאירועים הינה כלי רב עוצמה להעצמת הזיכרון מכל אירוע. מגנטים מצולמים של בעלי השמחה עם האורחים הפכו כמובן לסטנדרט באירועים רבים, אבל ניתן גם להשקיע במתנות מקוריות אחרות, החל מגימיקים בתקציב נמוך ועד מזכרות יוקרתיות יותר: מחזיקי מפתחות, כרטיסי ברכה, גימיקים לרכב, תכשיטי גוף שונים ואפילו שוברי קניה שונים של מותג מסויים אשר לפעמים נותן חסות לאירועי חברה או אירועים עסקיים.
חשוב מאוד להקפיד בעת הפקת אירוע על כך שהמזכרות הנבחרות מן האירוע יהיו בהתאם לקו הכללי של האירוע, לאופי שלו ולמטרתו.
תלבושות לאירועים
אחד המרכיבים החשובים בהפקת אירוע הינה התפאורה הכללית, לרבות התלבושות של בעלי השמחה ואפילו המשתתפים. אירועים רבים מכתיבים קוד לבוש מסויים, או לבוש עם אופי מסויים באירוע – למשל מסיבת תחפושות, או לבוש עסקי רשמי.
בעת הפקת אירוע, במיוחד אם יש נושא או כותרת לאירוע, רצוי להתאים את התלבושות אל הקו הכללי של האירוע, למראה שלו ואפילו למיתוג שלו. כך גם התפאורה העומדת באירוע וגם הלבוש של באי האירוע יהיו בהתאמה מלאה.
מוזיקה לאירועים
תחום אחד חשוב נוסף בכל הפקת אירוע הינו המוזיקה באירוע. מוזיקה לאירועים יכולה להיות רק מוזיקת רקע, או קטעים המיועדים גם לריקודים. בעת הפקת האירוע צריך לקבוע את מטרת המוזיקה ואופייה, ואפילו את רמת הווליום שלה, ולהיערך בהתאם – עם או בלי די.ג'יי, עם או בלי ריקודים.
הפקות אירועים הם עניין חשוב. הזיכרון שלכם ושל האורחים שלכם מן האירוע תלוי בהפקת אירוע מיטבית ומקורית כאחד – השקיעו בכך מאמץ ומחשבה, ואולי האירוע שלכם באמת יהיה בלתי נשכח!
