סגירת אירוע באולם – מהתכנון ועד לתשלום

יש כמה שלבים שאותם חובה לעבור על מנת לתכנן את האירוע המושלם ולסגור את כל הפרטים הקטנים מול האולם.

כמו כן, חשוב להכיר את מאפייני החוק על מנת לדעת איזה ומתי לממש זכויות מסוימות. אז מאיפה מתחילים ומתי צריכים לבקש אישורי הגעה? הנה כל התשובות

סגירת אירוע באולם

אולם הוא ללא ספק המקום המושלם להפקת כל סוגי האירועים. באולם כבר יש מערכת מיזוג, מטבח, תשתית, תאורה, חשמל ועוד. באמצעות האולם כבר לא צריך לדאוג לדברים הקטנים שעושים הבדל גדול, מה גם שניתן לעצב אותו לפי קונספט מועדף ועל בסיס הטעם האישי של כל אחד ואחת מאיתנו. מצד שני, גם הפקה של אירוע כזה דורשת הקפדה על מספר כללי מפתח.

השלב הראשון של סגירת אירוע באולם הוא בחירת תאריך. אחרי שיודעים באיזה אולם רוצים להפיק את האירוע, צריך לבדוק באיזה תאריכים הוא פנוי. אם אפשר לגלות גמישות מסוימת עם התאריכים, כדאי לנצל את זה על מנת לחסוך בהוצאות: ברוב המקרים אירועים באמצע השבוע יהיו זולים יותר מאשר באמצע השבוע, מה גם שתמיד יש פערים של עשרות אחוזים בין עלות הפקת אירוע בקיץ לעומת החורף. 

התנהלות נכונה מול אולם האירועים

החל מהשלב הבא כבר מתנהלים ישירות מול אולם האירועים. בשביל שההתנהלות תהיה נכונה, עושים אותה תוך דגש על הטיפים הבאים:

1. מתעדים בכתב כל הסכמה בעל פה – נציגים של אולם האירועים יכולים להעלות מולנו התחייבויות שונות. כדי להבטיח שאותן התחייבויות אכן ייצאו אל הפועל, כדאי לתעד בכתב כל הסכמה בעל פה.
2. מקבלים מסמכים שמעידים על תשלום – לא בושה לדרוש חשבונית מס על מקדמה ועל כל תשלום אחר שהעברנו לאולם. בעתיד, מסמכים שמעידים על התשלום ימנעו עוגמת נפש ואף יכולים לשמש אותנו בין כתלי בית המשפט למקרה של תביעה בין הצדדים המעורבים בתהליך.
3. לא משאירים שום דבר ליד המקרה – הטעות הנפוצה היא לסמוך רק על הניסיון של בעלי אולמות אירועים. כמובן שהניסיון הזה משחק תפקיד והוא גם אחת הסיבות לכך שמלכתחילה נרצה לתת עדיפות לאפשרות של סגירת אירוע באולם לעומת במקומות אחרים, אבל עדיין אין סיבה להשאיר דברים ליד המקרה. 

חוק החזר מקדמה בשל ביטול אירוע

החוק תומך בלקוחות במהלך התנהלות של הפקת אירועים פרטיים או מסחריים. זה מוכיח את עצמו למשל עם חוק החזר מקדמה בשל ביטול אירוע, שאותו אפשר להפעיל גם אחרי שחלק מהאורחים כבר נתנו אישור הגעה לחתונה או לכל אירוע אחר שאליו הזמנו אותם. 

לפי החוק, שחל על אירוע משפחתי בעלי אולם חייבים להשיב למזמין את כספו בגין אירוע שבוטל בעקבות משבר הקורונה. כמו כן, החוק מגביל את דמי הביטול שבעלי האולם רשאים לדרוש ולגבות.